Konzernbetriebsvereinbarung Betriebliches Eingliederungsmanagement

der Firma Merck KGaA sowie ihren in Deutschland tätigen Konzerngesellschaften 

- nachfolgend: Merck – 

- nachfolgend: KBR - 

wird die nachfolgende Vereinbarung zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement getroffen: 

Unternehmen und Konzernbetriebsrat schaffen mit dieser Vereinbarung ein Angebot an die Mitarbeiter*, die längerfristig erkrankt sind. Der hier beschriebene Prozess soll helfen, eine bereits eingetretene Arbeitsunfähigkeit zu überwinden bzw. einer erneuten Arbeitsunfähigkeit vorzubeugen. Damit wird auch die gesetzliche Verpflichtung aus § 167 SGB IX erfüllt. Die deutschlandweit einheitliche Vorgehensweise soll gewährleisten, dass alle Mitarbeiter den gleichen BEM-Prozess, in gleicher Qualität durchlaufen, unabhängig davon, in welcher Gesellschaft in Deutschland sie beschäftigt sind. 

Diese Betriebsvereinbarung gilt für alle nicht-leitenden Mitarbeiter von Merck in Deutschland. 

* Zum Zwecke der besseren Lesbarkeit wurde allgemein die männliche Sprachform gewählt. 

Das Betriebliche Eingliederungsmanagement wird grundsätzlich allen Mitarbeitern angeboten, die innerhalb eines rollierenden 12-Monatszeitraums länger als 6 Wochen entweder 

ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig erkrankt sind. 

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Der Prozess des Betrieblichen Eingliederungsmanagements wird für die Gesellschaften im Geltungsbereich dieser Vereinbarung von der Sozialberatung, als der im Konzern verantwortlichen Fachstelle, gesteuert. In den Gesellschaften, in denen die Mitarbeiter der Sozialberatung das BEM nicht selbst durchführen, ist die Sozialberatung verantwortlich für die Benennung der sogenannten BEM-durchführenden Person(en) - im Folgenden Fallmanager genannt. Als Fallmanager ist eine neutrale Person zu benennen. Dieser führt dann den Prozess in der jeweiligen Gesellschaft, entsprechend der in dieser Betriebsvereinbarung festgelegten Vorgehensweise, durch. 

Der detaillierte Prozessablauf ist in Anlage 1 dargestellt. Das Unternehmen ermittelt die betroffenen Mitarbeiter, das sind diejenigen, die mindestens sechs Wochen ununterbrochen oder insgesamt im Laufe von 12 Monaten arbeitsunfähig erkrankt waren. Diese Information wird der Sozialberatung resp. dem beauftragten Fallmanager regelmäßig (derzeit monatlich) für die jeweils zugeordnete Gesellschaft zur Verfügung gestellt. 

Die Liste dient jeweils als Grundlage für ein Angebot eines BEM an den erkrankten Mitarbeiter. Das Angebot erfolgt schriftlich von der Sozialberatung bzw. dem Fallmanager der betreffenden Gesellschaft. Mit diesem Schreiben erhält der Mitarbeiter die für das BEM relevanten Informationen. 

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schriftlich 

oder M-Erstgespräch) 

Der Mitarbeiter vereinbart schriftlich oder telefonisch einen Termin für ein Informations- / Beratungsgespräch 

der Sozialberatung / Fallmanager oder erklärt schriftlich, dass kein Bedarf besteht und kann darin begründen, warum er dieses Angebot nicht annehmen möchte. 

besteht und kan 

In diesem BEM-Erstgespräch wird der Mitarbeiter über Inhalte und Ablauf des BEM informiert und über datenschutzrechtliche Belange aufgeklärt. Das Erstgespräch kann in ein Beratungsgespräch übergehen, damit entfällt das Erfordernis eines separaten Termins für ein Beratungsgespräch zum BEM. 

Nach dem Erstgespräch lädt die Sozialberatung / Fallmanager als nächstes das Eingliederungsteam zur sogenannten BEM-Runde ein, wenn die vorgesehenen Maßnahmen dies erfordern. 

Das Eingliederungsteam setzt sich zusammen aus: Sozialberatung / jeweiligem Fallmanager, einem Vertreter des örtlichen Betriebsrats, dem disziplinarischen Vorgesetzten, einem Vertreter von HR (in der Regel der HR Business Partner), zudem ist der Werkarzt einzubinden. Bei schwerbehinderten Mitarbeitern ist die lokale Schwerbehindertenvertretung ebenfalls Mitglied des Eingliederungsteams. Weitere interne und externe Fachstellen wie Rehabilitationsträger, Integrationsamt usw. können bei Bedarf hinzugezogen werden. 

In der BEM-Runde soll festgestellt werden, aufgrund welcher gesundheitlichen Einschränkungen es zu den Ausfallzeiten gekommen ist und welche Möglichkeiten für den Arbeitgeber bestehen, sie künftig zu verringern. Es werden gemeinsam Maßnahmen vereinbart, die den Eingliederungsprozess unterstützen und dazu beitragen sollen, die Arbeitsfähigkeit wieder herzustellen. Die Maßnahmen werden während der gesamten Dauer vom Eingliederungsteam begleitet. Nach Abschluss der Maßnahmen werden diese vom Eingliederungsteam bewertet. In der BEM-Runde als ungeeignet verworfene Maßnahmen werden ebenfalls dokumentiert. 

Das BEM endet, wenn alle erforderlichen Maßnahmen durchgeführt sind und entweder zum Erfolg geführt haben oder nicht erfolgreich waren und keine weiteren Maßnahmen mehr möglich sind. Der Mitarbeiter kann jederzeit as BEM für beendet erklären. Ferner kann im 

Einzelfall die Sozialberatung bzw. der Fallmanager bei fehlender Mitwirkung des Mitarbeiters, die nicht auf gesundheitlichen Gründen beruht, nach vorheriger Konsultation mit dem in diesen Fall eingebundenen Betriebsrat, entscheiden das BEM zu beenden Der Abschluss des BEM wird ebenfalls schriftlich dokumentiert. 

Unabhängig von dem oben beschriebenen Prozess kann ein erkrankter Mitarbeiter auch eigenständig die Durchführung eines BEM-Verfahrens beantragen. 

Alle Schritte im BEM-Prozess werden unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Anforderungen dokumentiert und in der BEM-Akte abgelegt. Die Dokumentation ist nur in Auszügen für alle Beteiligte zugänglich und wird kein Bestandteil der digitalen Personalakte. 

Die Unterlagen umfassen das Einladungsschreiben, das BEM-Datenblatt, Protokolle der Sitzungen sowie ein Abschlussprotokoll und Unterlagen zum Datenschutz. 

Einladungsschreiben: 

Mit dem Einladungsschreiben erhält der Mitarbeiter das Angebot, eine Betriebliche Eingliederung durchzuführen. Er wird außerdem auf mögliche Folgen der Nichtinanspruchnahme des Betrieblichen Eingliederungsmanagements hingewiesen. 

Für den Fall, dass er auf das Schreiben nicht reagiert, erhält er nach weiteren 4 Wochen ein zweites Schreiben mit dem Angebot für ein BEM. 

Die Antwort des Mitarbeiters wird ebenfalls in den BEM-Unterlagen abgelegt, erfolgt keine Rückmeldung seitens des Mitarbeiters wird dies als Ablehnung des Angebots bewertet. 

Einladungsschreiben und Rückmeldebogen sind mit dem Konzernbetriebsrat abgestimmt, über inhaltliche Änderungen wird der KBR vorab informiert. 

Im Informationsgespräch, wird ein BEM-Datenblatt angelegt, welches bei der Sozialberatung / Fachstelle verbleibt. Die am Prozess beteiligten HR Business Partner erhalten auf Anforderung Einblick in die BEM-Akte. 

Abschlussprotokoll: 

Im Abschlussprotokoll werden insbesondere die im Rahmen der Sitzungen des Eingliederungsteams vereinbarten Maßnahmen dokumentiert und deren Erfolg oder Misslingen evaluiert. Das Abschlussprotokoll wird allen Mitgliedern des Eingliederungsteams zur Verfügung gestellt. 

Etwaige, den BEM-Fall betreffende Unterlagen (z. B. Arztberichte usw.) werden in einer von der Sozialberatung geführten separaten Akte aufgenommen. Diese Akte wird nur von der Sozialberatung geführt und ist kein Bestandteil der BEM-Akte. 

Sofern erforderlich, stellt die Sozialberatung - nach schriftlicher Einwilligung des Mitarbeiters – Unterlagen und Informationen aus der BEM-Akte, am BEM-Prozess beteiligten Stellen zur Verfügung. 

Die Unterlagen aus dem Betrieblichen Eingliederungsmanagement werden nach Ablauf von 3 Jahren vernichtet. 

Der jeweils örtlich zuständige Betriebsrat und HR Business Partner / Human Resources Manager erhalten monatlich eine Liste der angeschriebenen Mitarbeiter. Die Schwerbehindertenvertretung erhält monatlich die Liste der angeschriebenen schwerbehinderten Mitarbeiter. Der Aufbau dieser Liste, nebst der aus dem SAP-HR entnommenen Personaldaten, ist in der Genehmigung durch die IT-Kommission (ITK) festgelegt. 

Das BEM-Kernteam, unter Leitung der Sozialberatung, kommt zwei-mal pro Jahr zusammen. In diesen Sitzungen werden Auswertungen zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement vorgestellt (z. B. Anzahl der BEM-Fälle, erfolgreich abgeschlossene Fälle, abgelehnte BEM-Gespräche, Lessons Learned der vergangenen Periode) und Maßnahmen zur Optimierung des BEM-Prozesses besprochen. Es werden auch die Ergebnisse der Tochtergesellschaften vorgestellt. Die Vertreter der Tochtergesellschaften erhalten die Ergebnisse der jeweiligen Gesellschaft. 

Mitglieder im BEM-Kernteam sind, neben der Sozialberatung, der Leiter HR Germany, definierte HR Business Partner, definierte Vertreter des Konzernbetriebsrats, die Konzernschwerbehindertenvertretung, der Inklusionsbeauftragte des Arbeitsgebers sowie der Leitende Werkarzt. 

Diese Betriebsvereinbarung tritt mit ihrer Unterzeichnung in Kraft und löst die Konzernbetriebsvereinbarung Betriebliches Eingliederungsmanagement vom 26. September 2017 ab. Sie kann mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Kalenderjahres gekündigt werden. Eine Nachwirkung ist ausgeschlossen. 

Sollte eine Bestimmung unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so berührt dies die übrigen Bestimmungen nicht. Die Betriebspartner verpflichten sich, eine unwirksame oder undurchführbare Bestimmung durch eine wirksame oder durchführbare Bestimmung zu ersetzen, die dem Ziel und Zweck entspricht. 

Darmstadt, den 14. Juli 2020 

i. V. 

gez. Philip Heßen 

gez. Thomas Pein 

gez. Crocifissa Attardo 

Anlagen: 

Anlage 1 - Prozessablaufschema BEM Anlage 2 - Vereinbarung über Schutz persönlicher Daten Anlage 3 – Einwilligung zur Übermittlung von Daten an das Eingliederungsteam 

prozessablauf 

Helga Greiling 

MERCK 

BEM-Prozessschritte 

1. Feststellen der Arbeitsunfähigkeit von mehr als sechs Wochen 2. Beauftragte Stelle des Arbeitgebers nimmt schriftlichen Erstkontakt mit dem BEM-berechtigten 

Mitarbeiter auf 3. Fallmanager führt erstes Gespräch mit dem betroffenen Mitarbeiter, wenn dieser es wünscht 4. Fallmanager lädt in Absprache mit dem betroffenen Mitarbeiter die Mitglieder des 

Eingliederungsteams ein 5. Fallbesprechung im Eingliederungsteam (Situationsanalyse) 6. Konkrete Maßnahmen vereinbaren 7. Maßnahmen umsetzen 8. Wirkung der Maßnahmen überprüfen 9. Das BEM-Verfahren endet, wenn die Eingliederung erfolgt ist bzw. keine weiteren Maßnahmen 

mehr möglich sind. Der Mitarbeiter kann von sich aus das BEM-Verfahren jederzeit beenden. 

MERCK 

Ablaufschema - Kontaktphase 

Start 

Periodische Abfrage zu Arbeitsunfähigkeit 

schrfti Erstkontakt 

aufnehmen 

Erneute Kontaktaufnahme 

nach weiteren vier Wochen 

Mitarbeiter/-in meldet sich 

wunsch? 

MERCK 

Ablaufschema - Gesprächsphase 

notwendig? 

gewünscht? 

Ende 

Einladung Vorg., Vertreter HR, Vertreter Arbeitsmedizin, MA-Vertretung, ggf. lokale SBV 

MERCK 

Ablaufschema - Maßnahmenphase 

- 

- 

einbinden 

Maßnahmen 

Beendigung 

des 

MERCK 

MERCK 

Anlage 2 zur Konzernbetriebsvereinbarung Betriebliches Eingliederungsmanagement vom 14. Juli 2020 

IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII 

IIIIIII 

Hiermit willige ich ... 

...... (Name und Personalnummer) ein, dass zum Zwecke eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements von 

IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII 

Herrn/Frau ........ 

......... Daten erhoben, verarbeitet und genutzt werden. 

Herr/Frau .... 

... ist gegenüber dem Arbeitgeber und dem Personalbereich aufgrund der ärztlichen Schweigepflicht gemäß § 203 StGB zur besonderen Verschwiegenheit verpflichtet. 

Von der ärztlichen Schweigepflicht erfasst werden alle Tatsachen, die nur einem bestimmten, abgrenzbaren Personenkreis bekannt sind, und an deren Geheimhaltung der Mitarbeiter ein sachlich begründetes, schützenswertes Interesse hat. Damit erstreckt sich die Schweigepflicht auf die Art und den Verlauf der Krankheit, die Anamnese, die Diagnose und die Therapiemaßnahmen, psychische Auffälligkeiten, körperliche und geistige Besonderheiten, Patientenakten, Röntgenbilder und Untersuchungsergebnisse sowie alle Angaben über die persönlichen, beruflichen, wirtschaftlichen und finanziellen Verhältnisse. 

Die Übermittlung von Daten an andere als die oben namentlich benannten Personen bedarf meiner ausdrücklichen schriftlichen Einwilligung. Diagnosen, Prognosen sowie damit eng zusammenhängende Daten (z. B. ärztliche Gutachten, soweit sie über das arbeitsbezogene Ergebnis hinausgehen) dürfen in keinem Fall an den Arbeitgeber oder eine/n ihrer Vertreter/innen übermittelt werden. 

Im weiteren Verlauf des Betrieblichen Eingliederungsmanagements können zum Zweck des Betrieblichen Eingliederungsmanagements auch andere als die in diesem Gespräch erhobenen Daten – u. U. auch Gesundheitsdaten - erhoben und unter den genannten Einschränkungen verarbeitet und genutzt werden. Hierüber werde ich ggf. informiert und meine Einwilligung eingeholt. 

Die erhobenen Daten werden in Papierform entsprechend dem vorliegenden Datenblatt für das Erstgespräch bei Herrn/Frau 

..... vor unbefugtem Zugriff unter Verschluss aufbewahrt. 

IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII V 

1 of 2 

[Hier eingeben] 

Eine Nutzung der erhobenen Daten erfolgt ausschließlich zum Zwecke des Betrieblichen Eingliederungsmanagements. Ich bin darüber aufgeklärt worden, dass die Teilnahme am Betrieblichen Eingliederungsmanagement freiwillig ist. 

Der/die Mitarbeiter/in bestätigt mit seiner/ihrer Unterschrift gleichzeitig den Empfang einer Ausfertigung der Vereinbarung. Ich willige in die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung meiner Angaben ein, soweit dies zur Dokumentation und/oder zur Einleitung eines BEM-Verfahrens erforderlich ist. Ich wurde darauf hingewiesen, dass ich jederzeit diese Einwilligung wiederrufen kann. 

Unterschrift Mitarbeiter/in 

M 

2 of 2 

MERCK 

Anlage 3 zur Konzernbetriebsvereinbarung Betriebliches Eingliederungsmanagement vom 14. Juli 2020 

Hiermit erkläre ich, ......... 

..........(Name, Pers. Nr.), dass ich mit der Übermittlung der im Informationsgespräch/Beratungsgespräch erhobenen, und für das betriebliche Eingliederungsmanagement erforderlichen Daten an das Eingliederungs-Team einverstanden bin. 

Die Teilnehmer des Eingliederungs-Teams sind: 

........(Name, Vorname) 

IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII 

.......(Name, Vorname) 

.......(Name, Vorname) 

IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII 

IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII 

IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII 

........(Name, Vorname) 

........(Name, Vorname) 

IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII 

IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII 

..............................................................................(Name, Vorname) 

IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII 

Alle Mitglieder des Eingliederungsteams sind gegenüber dem/der Arbeit geber/in aufgrund einer schriftlichen Verschwiegenheitsvereinbarung zur Verschwiegenheit über meine Daten verpflichtet. Über die für das betriebliche Eingliederungsmanagement erforderlichen Daten bin ich von Frau/Herr ................ 

........... die das Gespräch mit mir geführt hat, informiert worden. Ich bin darauf hingewiesen worden, dass es sich hierbei auch um gesundheitsbezogene Daten handelt. Diagnosen und Prognosen sowie alle eng damit zusammenhängenden Daten (z. B. ärztliche Gutachten, soweit sie über arbeitsbezogene Ergebnisse hinausgehen) werden in keinem Fall an den/die Arbeitgeber/in oder in die Personalakte und nur, falls erforderlich, an die Mitglieder des Eingliederungsteams übermittelt. 

MERCK 

Soweit diese Personen verhindert sind, können die Daten auch an ihre Stellvertreter übermittelt werden. Diese sind: 

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IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII 

IIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIIII 

Die Mitglieder des BEM-Eingliederungsteams sind über ihre Verschwie genheitsvereinbarung mit der Unternehmensleitung hinaus kraft Ihres Amtes bzw. aufgrund ihres Berufes gesetzlich gegenüber dem Arbeitgeber zur Verschwiegenheit über meine Daten verpflichtet. Mir ist bekannt, dass die Teilnahme an dem Betrieblichen Eingliederungsmanagement freiwillig ist und dass ein jederzeitiges uneingeschränktes Widerspruchsrecht am Betrieblichen Eingliederungsmanagement und zum Widerruf in die Datenerhebung, - verarbeitung und -nutzung besteht. Sofern ich mit der Weitergabe meiner Daten nicht einverstanden bin, entstehen mir hierdurch keinerlei arbeitsrechtliche Nachteile. 

Ort/Datum