Team-Kommunikation im Homeoffice stärken

Permanentes, aber auch bereits nur gelegentliches Arbeiten von zuhause kann zu Kommunikationsschwierigkeiten mit deinem Team führen, z.B.:

Verzögerungen durch Reaktionszeiten
Untergehende Nachrichten
Missverständnisse durch Fokus auf Textkommunikation und fehlende persönliche Interaktion
Technische Probleme oder fehlende Prozesse für virtuelle Meetings
Fehlender oder unvollständiger Informationsaustausch zwischen Kolleg:innen vor Ort und den Teammitgliedern, die remote arbeiten

Mit den folgenden Maßnahmen kann die Kommunikation jedoch trotzdem gut klappen. Denke daran, alle beschlossenen Maßnahmen und Entscheidungen schriftlich festzuhalten und mit dem Team zu teilen.

Kommunikationswege und Tools

Informiere dich über die angebotenen Möglichkeiten in deiner Organisation. Wenn etwas fehlt (z.B. kein Video-Tool), sprich mit deiner Führungskraft.

Triff Vereinbarungen: Möchte dein Team E-Mails oder einen Messenger-Dienst nutzen, in welchem Tool finden virtuelle Meetings statt, gibt es Telefon- oder Videokonferenzen? Beschränkt euch auf wenige Tools/Kommunikationswege mit jeweils einem bestimmtem Zweck.

Wenn ihr euch im Team nicht einigen könnt oder möchtet, kannst du zumindest deinem Team mitteilen, wie du gerne kontaktiert werden möchtest.

Vereinbaren von Erreichbarkeitsregeln

Wie oft oder wie regelmäßig möchtest du am Tag Nachrichten checken, von wann bis wann erreichbar sein? Mache deine Erreichbarkeit entweder individuell mit deiner Führungskraft aus und teile diese dem Team mit, oder stelle zusammen mit dem Team gemeinsame Regeln auf.

Stelle entsprechend deine Benachrichtigungen in den Tools und im E-Mail Postfach ein, sowie deine Erreichbarkeit per Telefon (z.B. automatischer Anrufbeantworter).

Kommunizieren per Text

Mache dir bewusst, dass in Textnachrichten wichtige non-verbale Informationen wie Ton, Körpersprache und Mimik fehlen. Bevor du eine Nachricht oder E-Mail abschickst, kann es daher sinnvoll sein, sie in verschiedenen Tonfällen gegenzulesen, um sicherzugehen, dass die Formulierungen richtig gewählt sind.

Bei schriftlicher Kommunikation solltest du außerdem besonders darauf achten, Informationen präzise zu überbringen. Das heißt, so kurz wie möglich, aber so lang wie nötig. Rückfragen kosten Zeit, vor allem, wenn du bei jeder Nachricht mit einer Reaktionszeit rechnen musst. Vermeide daher unklare Formulierungen wie "zeitnah", "ein paar Seiten", etc. und ersetze sie durch konkrete Angaben wie "bis 13 Uhr", "4 Seiten", etc.

Bei sensiblen, emotionalen oder besonders wichtigen Informationen oder Gesprächen solltest du schriftliche Kommunikation vermeiden und das persönliche Gespräch suchen, z.B. über Video.

Remote Meetings

Effektive Meetings haben eine Agenda und eine Mitschrift, die im Anschluss geteilt wird. Darüber hinaus sollten alle Teilnehmenden mental präsent sein.

Darauf aufbauend kannst du mit deinem Team detaillierte Regelungen vereinbaren, z.B.:

Für welche Anlässe bevorzugen wir Meetings, für welche schriftliche Kommunikation?
Wann nutzen wir Video, wann nicht?
Zu welchen Zeiten und wie weit im Voraus vereinbaren wir Meetings?
Wer ist verantwortlich für das Erstellen und Teilen der Mitschrift?

Bei all diesen Entscheidungen gilt: Es gibt meist keine objektiv richtige Option. Es geht vielmehr darum, gemeinsam mit deiner Führungskraft oder deinem Team herauszufinden, was für euch am besten funktioniert.

Überprüfe regelmäßig, ob ihr an den festgelegten Regeln Anpassungen vornehmen könnt oder solltet.